Privacidad y tratamiento de datos de salud
1. Qué es este documento y a quién obliga
Este documento explica qué datos guarda el sistema informático de Consultorio Dr. Rangel, para qué se usan, quién puede verlos y qué derechos tiene la persona sobre ellos.
El responsable de los datos es el consultorio, no la empresa que desarrolló el programa. El sistema es una herramienta que el consultorio usa para llevar sus historias y sus cobros, igual que un archivador o un libro contable: quien decide qué se registra, para qué y durante cuánto tiempo es el consultorio y el profesional de la medicina que lo dirige.
2. Marco legal aplicable
En la República Bolivariana de Venezuela no existe todavía una ley integral de protección de datos personales equivalente a las de otros países. La protección de los datos de salud proviene de varias normas que sí están vigentes:
- Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, artículo 28 — toda persona tiene derecho a conocer los datos que sobre ella consten en registros, a conocer el uso que se les da, y a solicitar su actualización, rectificación o destrucción cuando sean erróneos o afecten ilegítimamente sus derechos (habeas data).
- Constitución, artículo 60 — protección del honor, la vida privada, la intimidad y la reputación, con mandato expreso de que la ley limite el uso de la informática para garantizarlos.
- Constitución, artículo 48 — inviolabilidad de las comunicaciones privadas.
- Ley de Ejercicio de la Medicina y Código de Deontología Médica — el secreto profesional médico. Es la protección más fuerte que ampara estos datos: obliga al profesional, no admite renuncia por conveniencia y su violación acarrea responsabilidad disciplinaria, civil y penal.
- Ley Orgánica de Salud — deberes de los establecimientos de salud respecto de la información del paciente.
- Ley Especial contra los Delitos Informáticos — tipifica como delito el acceso indebido a sistemas (artículo 6), la violación de la privacidad de la data o información de carácter personal (artículo 20) y su revelación indebida (artículo 22). Aplica tanto a terceros como a quien, teniendo acceso legítimo, lo usa fuera de lo permitido.
- Ley sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas — reconoce eficacia jurídica al documento electrónico, que es lo que hace que una historia clínica guardada en este sistema tenga valor probatorio.
- Ley Orgánica para la Protección de Niños, Niñas y Adolescentes (LOPNNA) — cuando el paciente es menor de edad, los derechos sobre sus datos los ejerce su representante legal, con las cautelas propias del interés superior del niño.
- Código de Comercio y normativa del SENIAT — plazos de conservación de la documentación de facturación.
3. Qué datos se guardan
3.1 Del paciente
- Identificación: nombre, apellido, cédula, fecha de nacimiento, sexo.
- Contacto: teléfono, correo electrónico, dirección.
- Datos clínicos: motivo de consulta, antecedentes, alergias, signos vitales, exploración, diagnóstico, tratamiento indicado, estudios solicitados y sus resultados.
- Datos administrativos: fecha y hora de atención, médico que atendió, facturas, pagos y saldos.
3.2 Del personal que usa el sistema
- Nombre, correo, rol y especialidad.
- Registro de acceso: fecha y hora de entrada y salida, dirección IP, equipo desde el que se conecta y qué acciones relevantes realizó dentro del sistema.
Esto último se dice claro porque afecta a personas, no a datos: el sistema lleva un registro de auditoría del personal. No es vigilancia del rendimiento ni control de horario; existe para poder reconstruir quién accedió a una historia clínica si alguna vez hay que responder por ello, que es una exigencia razonable cuando lo que se guarda es información médica. El personal debe ser informado de su existencia antes de recibir sus credenciales.
4. Para qué se usan
- Prestar la atención médica y dejar constancia de ella, que es una obligación profesional antes que una comodidad administrativa.
- Emitir facturas y llevar el control de cobros.
- Enviar al paciente su informe de consulta, cuando lo autoriza y facilita un correo.
- Estadísticas internas del consultorio, siempre agregadas: cuántas consultas, de qué tipo, en qué horarios. Estas estadísticas no identifican pacientes.
- Seguridad del propio sistema: detectar accesos indebidos y poder investigarlos.
Los datos no se venden, no se ceden con fines comerciales y no se usan para publicidad. Tampoco se emplean para entrenar sistemas de inteligencia artificial ni se comparten con terceros con ese fin.
5. Quién puede verlos
El sistema tiene tres roles y cada uno ve lo que su trabajo exige:
- Médico — accede a la historia clínica, que es el ámbito de su secreto profesional.
- Asistente — accede a los datos de identificación, la sala de espera y los cobros. No accede a la historia clínica.
- Administrador — accede a la gestión del sistema, la facturación y el registro de auditoría. No puede levantar historias clínicas.
Fuera del consultorio, los datos pueden llegar a: la persona a quien el paciente autorice expresamente; las autoridades competentes cuando lo ordenen conforme a la ley; y el proveedor técnico del sistema únicamente en las condiciones del punto 7.
6. Cuánto tiempo se conservan
- Historia clínica: se conserva de forma prolongada. La historia no es solo del consultorio: es el respaldo del paciente y la prueba del profesional, y su destrucción prematura perjudica a ambos. El consultorio debe fijar y cumplir un plazo de conservación conforme a la normativa sanitaria y a la orientación de su asesor legal, que en ningún caso debería ser menor a diez años desde la última atención.
- Facturación: conforme a los plazos del Código de Comercio y la normativa tributaria vigente.
- Registro de auditoría: se conserva mientras sea útil para investigar incidentes de seguridad. No se borra desde la aplicación.
7. El proveedor del sistema
El programa fue desarrollado por Cyberia, que actúa como proveedor tecnológico y no como responsable de los datos. En esa condición:
- No accede a las historias clínicas ni a los datos de los pacientes en su operación normal.
- Puede requerir acceso puntual para resolver una falla técnica, únicamente previa solicitud o autorización del consultorio y limitado a lo necesario para resolverla.
- Está sujeto al mismo deber de confidencialidad y a las mismas responsabilidades penales de la Ley Especial contra los Delitos Informáticos que cualquier otra persona con acceso.
- No dispone de los datos para ningún fin propio.
Si el sistema está instalado en un servidor contratado a un tercero (alojamiento web), ese tercero custodia materialmente los archivos. La elección de ese proveedor y la contratación de sus condiciones corresponden al consultorio.
8. Medidas de seguridad
El sistema aplica, entre otras:
- Contraseñas almacenadas cifradas de forma irreversible; nadie —tampoco el administrador— puede leer la contraseña de otro.
- Freno automático del acceso ante intentos fallidos repetidos, por cuenta y por conexión.
- Registro de auditoría de las acciones relevantes, con nivel de gravedad.
- Control de sesiones abiertas y posibilidad de cerrarlas a distancia.
- Separación de permisos por rol.
- Protección contra las formas habituales de manipulación de formularios y de inyección.
Ninguna medida técnica sustituye a las prácticas del consultorio. Compartir una contraseña, dejar la sesión abierta en un equipo accesible al público o no hacer respaldos anula cualquier protección que el programa ofrezca. La responsabilidad de esas prácticas, y la de mantener respaldos periódicos de la base de datos, es del consultorio.
9. Derechos del paciente
Conforme al artículo 28 de la Constitución, toda persona puede:
- Conocer qué datos suyos constan en el sistema y con qué finalidad.
- Solicitar que se actualicen o rectifiquen los que sean erróneos.
- Solicitar su destrucción cuando sean erróneos o afecten ilegítimamente sus derechos.
- Obtener copia de su historia clínica y de sus informes.
Estas solicitudes se dirigen al consultorio, al correo hola@drrangel.com, y no al desarrollador del sistema, que no puede atenderlas ni decidir sobre ellas.
El derecho a rectificar tiene un límite propio del ámbito médico que conviene decir sin rodeos: una anotación clínica no se borra ni se reescribe para que diga otra cosa. Si contiene un error, se corrige dejando constancia de la corrección. Un expediente que se puede reescribir sin rastro no protege ni al paciente ni al médico.
10. Consentimiento
El registro de los datos necesarios para la atención médica y su facturación es parte del acto médico y de las obligaciones legales del consultorio. El envío del informe por correo electrónico, en cambio, requiere que el paciente facilite ese correo y acepte recibirlo por esa vía, con la advertencia de que el correo electrónico no es un canal cifrado de extremo a extremo.
11. Cambios a esta política
Este documento puede actualizarse. La fecha de la última revisión aparece al comienzo. Los cambios de fondo deben comunicarse al personal del consultorio y estar disponibles para los pacientes que los soliciten.
Ver también los términos de uso del sistema.